Si trabajas con varios clientes, gestionas varias ubicaciones o diriges las redes sociales de una marca con pautas estrictas, un flujo de aprobación es imprescindible. Pero, ¿por dónde empezar? Sigue leyendo y te guiaremos paso a paso para crear un flujo de aprobación para redes sociales.
Todos hemos estado allí. Una publicación en redes sociales se publica con un error ortográfico, información incorrecta, o peor, contenido que no se alinea con la voz de tu marca. Estos momentos de palmada en la cara son a menudo prevenibles con un flujo de trabajo para la aprobación en redes sociales.
Un flujo de trabajo para la aprobación en redes sociales mueve el contenido a través de una etapa de revisión establecida antes de la publicación. De esta manera puedes asegurarte de que todo cumpla con los estándares de calidad y de marca. Si trabajas con múltiples clientes, gestionas varias ubicaciones o gestionas redes para una marca con estrictas directrices, un flujo de trabajo de aprobación es imprescindible.
Pero ¿cómo empezar siquiera? Continúa leyendo y te guiaremos paso a paso en la creación de un flujo de trabajo para la aprobación de redes sociales.
1. Identifica quién desempeña un papel en el proceso de aprobación
¿Quién necesita revisar tu publicación de Instagram antes de que se publique? Definir tu escuadrón de aprobación es el primer paso. Sin roles claros, estás preparándote para problemas: publicaciones que van y vienen entre las partes interesadas, cambios de última hora y el juego de culpas cuando las cosas salen mal.
Mapea exactamente quién necesita revisar contenido y en qué orden. ¿Los gestores de cuentas abordan la primera ronda de revisiones, luego los directores creativos y finalmente los clientes? Tal vez tus equipos legales o de cumplimiento necesitan opinar sobre una declaración en particular. Documentar los roles de todos crea responsabilidad y un camino claro desde la creación hasta aprobaciones y publicación. Es mucho más fácil prevenir cuellos de botella cuando todos saben exactamente de qué son responsables (y cuándo).
Asignar roles y responsabilidades
Es viernes por la tarde y una campaña sensible al tiempo necesita aprobación antes del fin de semana. La redacción social está hecha, pero sin pautas claras sobre quién tiene la última palabra, el anuncio pasa por rondas interminables de ediciones a medida que diferentes miembros del equipo solicitan cambios. Las revisiones constantes retrasan el cronograma de entrega, frustrando al cliente y al equipo de marketing.
Esta es una realidad familiar para muchas agencias de gestión de redes sociales y equipos corporativos. Sin roles definidos en el proceso de aprobación, reina el caos. La gente queda atrapada en bucles de retroalimentación interminables y los plazos pasan de largo. Todo allana el camino para esos momentos de palmada en la cara. A veces, los momentos incómodos incluso se transforman en pesadillas de marca que requieren estrategias de comunicación de crisis.
La mayoría de los procesos de aprobación en redes sociales incluyen estos actores clave:
- Creadores de contenido: Estos son los gestores de redes sociales que crean publicaciones, obtienen visuales y alinean el mensaje con la estrategia. Suben contenido, sugieren tiempos óptimos de publicación y envían publicaciones para su aprobación.
- Revisores/editores: Este grupo se asegura del tono, la gramática y la consistencia de la marca antes de que el contenido avance.
- Legal/cumplimiento: Si trabajas en una industria regulada como finanzas o salud, este paso es clave para asegurar que el contenido cumpla con las directrices de la industria e incluya los descargos necesarios.
- Aprobadores finales: Los aprobadores dan luz verde para liberar contenido para su publicación. Tus aprobadores podrían ser jefes de departamento, líderes de marketing o clientes.
- Programadores/publicadores: Se aseguran de que el contenido se publique en el momento adecuado.
Tu organización puede que no tenga todos estos roles, o puede que algunas personas incluso lleven varios sombreros, y eso es perfectamente normal. Lo más importante es crear un flujo de trabajo que equilibre precisión y eficiencia.
2. Establecer pautas de contenido
Si estás cansado de ciclos de revisión largos y revisiones interminables, necesitas pautas de contenido claras como el cristal. Esta lista de control ayuda a los revisores a evaluar si el contenido cumple con los estándares.
Incluye detalles específicos sobre la voz de tu marca, estilo visual, objetivos de contenido y otros aspectos no negociables como los descargos legales. Con pautas de contenido bien documentadas, recibirás menos comentarios vagos y más perspectivas valiosas que te ayuden a seguir los estándares de la marca. Las pautas también ayudan a los creadores de contenido a clavar el contenido en el primer intento para que puedan cumplir con el calendario de publicaciones.
Centralizar archivos y entregables de contenido
Nada ralentiza las aprobaciones como los recursos dispersos. Los diseñadores gráficos no deberían tener que irse de caza para encontrar logotipos aprobados o paletas de colores de la marca. Los creadores de contenido en redes sociales necesitan acceso fácil a la estrategia de hashtags.
Las herramientas de redes sociales pueden proporcionar repositorios de activos que previenen estos bloqueos, dando a tu equipo acceso instantáneo a activos pre-aprobados. Sked Social es solo una herramienta que puede facilitar la creación de una biblioteca de medios centralizada. Con Sked, puedes subir y organizar imágenes pre-aprobadas, videos, logotipos y gráficos en una ubicación consultable. Es accesible para todos en tu equipo en todas las cuentas, sin bloqueos.
3. Describir el proceso de creación de contenido
Procesos de creación desordenados y consistencia chocan como el aceite y el agua. Sin un hoja de ruta clara, las fechas límite son sugerencias y la calidad es variable. Tus miembros del equipo desperdiciarán tiempo averiguando qué hacer a continuación en lugar de crear el mejor contenido posible.
Para la mayoría de los equipos, el proceso de creación de contenido generalmente se ve algo así:
- Ideación: Lluvia de ideas que se alinean con la estrategia
- Creación: Redacción y diseño de copias o grabación de visuales
- Revisión inicial: Obtener comentarios de las partes interesadas
- Revisiones: Poner los toques finales en la publicación
- Aprobación final: El último obstáculo que el contenido debe superar
- Programación y publicación: Lanzar el contenido al público
Una vez que describas tu proceso, establece plazos razonables. ¿Cuánto tiempo necesita un diseñador para crear un carrusel de Instagram? ¿Cuándo debe recibir legal las publicaciones en redes sociales sensibles al cumplimiento?
Determinar cuándo ocurrirá la etapa de revisión
El momento perfecto para las aprobaciones no existe; las revisiones varían según lo que estés publicando y para quién lo estás publicando.
Podrías crear publicaciones para un cliente que quiera aprobar el calendario de contenido en redes sociales antes de que crees las publicaciones. Quizás tengas un cliente que prefiera revisar justo antes de que programes el contenido. O tal vez trabajes para una marca de múltiples ubicaciones y tengas un director de marketing poco involucrado.
Cualquiera sea tu situación, considera el nivel de comodidad del cliente o interesado, la complejidad del contenido y los patrones de aprobación pasados. Campañas de alto riesgo o industrias reguladas necesitan puntos de contacto más tempranos y frecuentes. El contenido perenne podría requerir una supervisión más ligera. Podrás necesitar experimentar para encontrar el equilibrio adecuado.
Colabora sin esfuerzo, ahorra tiempo y gasta menos
¿Por qué conformarse con una herramienta de gestión de redes sociales mediocre cuando podrías estar usando Sked Social? Con acceso ilimitado de colaboradores, aprobaciones simplificadas y tecnología avanzada de auto-publicación que te permite programar en todas las principales plataformas, Sked Social ofrece todo lo que necesitas.
Comienza GRATIS4. Establecer un cronograma para las aprobaciones de contenido
Pedir aprobaciones lo más pronto posible puede hacer que tu mensaje sea claro, pero no es una estrategia sostenible. Sin cronogramas concretos, tu calendario de contenido programado quedará desordenado, con publicaciones atascadas en un limbo de aprobación.
Establecer plazos específicos para cada etapa de revisión. Eso podría significar 24 horas para los comentarios iniciales y 48 horas para la aprobación final. Dar plazos a los revisores los responsabiliza y ayuda a todos a priorizar sus otras responsabilidades. Asegúrate de incluir tiempo de margen para revisiones inesperadas o cuando un revisor principal esté de vacaciones.
Decidir cómo los aprobadores comunicarán sus decisiones. ¿Usarán los enlaces de aprobación sin necesidad de iniciar sesión de Sked para proporcionar comentarios directamente en las publicaciones? ¿Deberían etiquetar a miembros específicos del equipo al solicitar cambios? Dejen claros estos protocolos para que sus publicaciones no se atasquen en la zona de silencio de aprobaciones.
Comunicar plazos
Si deseas mantener tu calendario de contenido en marcha (porque, por supuesto, ¡sí!), necesitas plazos claros. Cuando envíes contenido para revisión a través de Sked Social, utiliza la función de etiquetado de la plataforma para etiquetar a miembros específicos del equipo para su aprobación. Las notificaciones automáticas por correo electrónico sirven como su primer recordatorio. Siempre incluye plazos específicos (“Favor de aprobar para el jueves a las 5 pm”) y explica qué planeas hacer si un revisor no cumple con el plazo (“Retrasaremos la publicación hasta recibir la aprobación del cliente”).
Para el contenido importante, programa un recordatorio de seguimiento 24 horas antes del plazo. Este enfoque de doble notificación respeta el horario ocupado de todos y al mismo tiempo resalta la importancia del cronograma.
5. Utiliza herramientas para agilizar el proceso de aprobación de contenido
¿Recuerdas las épocas oscuras de los flujos de trabajo de aprobación? Los procesos de aprobación manual generan confusión: capturas de pantallas en correos electrónicos, comentarios dispersos en Slack, hojas de cálculo haciendo seguimiento de quién aprobó qué. Podrías encontrarte buscando comentarios perdidos, organizando versiones antiguas y sin saber cuáles son las publicaciones listas para ser publicadas.
Las herramientas de redes sociales aportan claridad. No tienes que buscar entre hilos de correos electrónicos para encontrar los comentarios del cliente o preguntarte si el equipo legal alguna vez vio tu publicación. Estas herramientas centralizan todo el proceso para que puedas hacer seguimiento del estado de las aprobaciones en tiempo real, ver el historial de revisiones y asegurarte de que todos estén revisando la misma versión del contenido.
Con las herramientas adecuadas para redes sociales, puedes:
- Prevenir publicaciones fuera de la marca o incumplimiento que se publiquen en vivo
- Reducir el ida y vuelta manual al agilizar la comunicación
- Asegurar responsabilidad y claridad en procesos de aprobación de múltiples pasos
- Acelerar la publicación de contenido sin cuellos de botella
Sked Social: La herramienta definitiva para la aprobación de redes sociales
Sked Social hace todo esto posible. Puedes convertir los procesos de aprobación en una operación optimizada que tu equipo y clientes amarán. Los flujos de trabajo de aprobación personalizables de Sked se adaptan para ajustarse a cualquier proceso de negocios, ya sea que necesites una simple aprobación de dos pasos o revisiones complejas de múltiples etapas.
¿Y nuestra cereza en la cima? El portal de aprobaciones sin entrada de Sked reduce la fricción que normalmente encuentras al obtener comentarios de partes interesadas externas. No tendrás que pedir a los clientes que creen una cuenta. Cuando envíes una vista previa de publicación, podrán proporcionar sus comentarios directos. Esta función por sí sola reduce drásticamente el tráfico que sofoca tu estrategia de marketing de contenido.
Las revisiones son inevitables. Pero con las funciones de comentarios y etiquetado internos de Sked, los comentarios van directamente a los miembros correctos del equipo. Además, todos tienen acceso a una biblioteca de activos centralizada con medios pre-aprobados, por lo que puedes asegurar contenido alineado con la marca alrededor de todos.
Conoce más sobre la herramienta de flujo de trabajo de aprobaciónpersonalizable de Sked.
6. Monitorea el flujo de trabajo de aprobación de contenido
La mayoría de los procesos de aprobación no están fijos, ni deberían estarlo. Tu flujo de trabajo en redes sociales es más como un sistema vivo que necesita atención ocasional. Si lo tratas como una solución de un solo toque, te crearás más dolores de cabeza para ti y para tu equipo de marketing en redes sociales.
Estate atento a indicadores clave de salud. ¿Estás obteniendo aprobaciones constantemente antes de los plazos? ¿Es el feedback constructivo y específico? Estas son señales que tu sistema está funcionando sin problemas.
¿Estás siempre enfrentando cuellos de botella? ¿Está tu equipo de redes sociales frustrado con el proceso de aprobación? Hay una fuerte posibilidad de que necesites hacer ajustes.
Para las agencias, la fase de monitoreo es especialmente importante. Cada cliente aporta necesidades y estilos de comunicación únicos a la ecuación. Prepárate para personalizar tu proceso y adaptarlo con base en la experiencia. Algunas agencias encuentran útil crear variaciones de flujo de trabajo específicas para el cliente que se ajusten a sus preferencias de aprobación específicas y a los requisitos de su industria.
Busca oportunidades para mejorar el proceso
Siempre que estés colaborando, hay oportunidades para mejorar tu proceso. Aprovecha cualquier y todas las oportunidades para facilitar la vida de todos los involucrados. Deja que tu proceso de aprobación evolucione junto a tu equipo y estrategia de redes sociales. Recomendamos programar revisiones de flujo de trabajo trimestrales para identificar puntos de fricción que ralentizan tu contenido.
Presta mucha atención también a tus análisis de redes sociales. Proporcionarán claves importantes para refinar el flujo de trabajo. Podrías notar que las publicaciones que pasan por un proceso de revisión especial rinden mejor, o que las publicaciones aprobadas por ciertos interesados obtienen más compromiso. Utiliza estos conocimientos para ajustar lo que publicas y cómo lo apruebas.
Mejora la colaboración y agiliza las aprobaciones en redes sociales con Sked
Con el proceso y las herramientas adecuadas como Sked Social, puedes transformar el caos de aprobaciones en un sistema perfectamente afinado. Más allá de su poderosa funcionalidad, Sked ofrece características integrales de gestión de redes sociales, incluyendo herramientas avanzadas de programación y colaboración que unen a equipos dispersos. Sked también cuenta con análisis robustos para medir el éxito de tus campañas y creación de contenido asistida por IA para inspirar nuevas ideas cuando te falte creatividad.
¿Listo para hacer que la aprobación de publicaciones en redes sociales sea una de las partes más fáciles de tu día? Pon en acción estos pasos y experimenta la diferencia que hace un flujo de trabajo de aprobación estructurado.
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