Acordar acordar sobre lo acordado.
Si quieres ser visto como un gerente profesional de redes sociales, es importante establecer tu negocio con los procesos adecuados desde el principio. Esto optimizará tu negocio y ayudará a que funcione de manera más fluida de manera continua. Parte de ese proceso implica crear un acuerdo detallado de redes sociales para tus clientes.
Cada relación con los clientes es diferente, pero independientemente de cuán formal sea esa relación, es importante tener pautas claras que rijan el trabajo que estás completando. Tanto si eres una agencia bien establecida como si recién comienzas como freelancer, crear acuerdos de redes sociales bien organizados es fundamental para tu éxito. Seamos realistas; las redes sociales todavía son un mundo de misterio para muchos clientes, lo que significa que no todos entenderán lo que se incluye dentro de tu alcance de trabajo, ¡y lo que no!
No todos los profesionales de redes sociales saben cómo crear un contrato de redes sociales, y eso está bien. Tu contrato no necesita ser un documento complicado de 30 páginas. Puede ser solo un acuerdo breve que describa las reglas básicas de tu relación de trabajo y lo que eso implica. ¡Sigue leyendo para saber más!
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¿Por qué necesito un acuerdo de redes sociales?
Entonces, ¿realmente necesitas un acuerdo de redes sociales? Bueno, la respuesta simple es sí. Incluso si te estás involucrando en un proyecto a corto plazo, aún querrás tener claro el alcance de tu trabajo, tu participación en el proyecto, la tarifa del proyecto y cualquier pauta legal que rija el proyecto y tus roles y responsabilidades dentro de él.
Un acuerdo de redes sociales generalmente es un contrato legalmente vinculante que establece pautas claras para ambas partes. También te protege contra cualquier disputa legal que pueda surgir mientras cumples con el proyecto y establece un programa claro para los plazos y tarifas del proyecto. Esto establece expectativas claras para el proyecto y puede evitar que ambas partes pierdan mucho tiempo en el futuro.
También puede describir cualquier exclusión no incluida dentro del proyecto. Si tu cliente es nuevo en las redes sociales, puede asumir que estás asumiendo ciertas responsabilidades, como la gestión de la comunidad o la producción de video. Un acuerdo describe cualquier exclusión para que no haya confusiones a lo largo del proyecto en cuanto a los roles y responsabilidades de cada parte.
Incluso si has estado trabajando con un cliente durante varios años o son amigos personales cercanos, aún puedes enfrentar problemas legales o disputas sobre el alcance de un proyecto. No importa cuán pequeño sea el proyecto, aún pueden surgir problemas. Tener un acuerdo de redes sociales en su lugar simplemente facilita las cosas para todos.
No solo eso, sino que un contrato de redes sociales también te hace ver mucho más profesional. Te establece como una persona de negocios legítima y ayuda al cliente a sentirse más seguro al trabajar contigo. Podrán ver desde el principio que tienes procesos establecidos en marcha. También podrán ver cuánta de carga de trabajo podría estar involucrada en el proyecto. Un contrato de redes sociales permite al cliente ver todos los diferentes componentes que están involucrados en una campaña, y cuánto tiempo podrían tomar, lo que te ayuda a demostrar el valor de tu trabajo.
¿Qué incluye un acuerdo de redes sociales?
Un acuerdo de redes sociales es un documento legal. Idealmente, debería incluir una serie de elementos diferentes, incluyendo los siguientes:
Dentro del contrato, cada elemento debe estar claramente ejemplificado para que ambas partes entiendan los requerimientos involucrados. Luego, ambas partes deben firmar y fechar el contrato antes de que comience cualquier trabajo.
Es importante crear tu contrato de redes sociales antes de onboarding cualquier cliente nuevo. Si esperas hasta que consigas tu primer cliente, podría de tardar al menos una semana poder crear tu contrato, así que es mejor tenerlo preparado de antemano.
Entonces, desglosaremos cada parte de tu contrato de redes sociales y discutiremos por qué son tan importantes.
1. Detalles Básicos del Proyecto
La primera parte del contrato debe resaltar los detalles básicos del proyecto, incluyendo los servicios ofrecidos, las fechas que cubrirá el proyecto y cualquier parte involucrada. Recuerda que esto también podría incluir otras agencias, otros freelancers o cualquier otra parte interesada involucrada en el proyecto.
Asegúrate de especificar quién firmará el contrato y representará al cliente y al freelancer o agencia de redes sociales. Típicamente, del lado del cliente serán los propietarios del negocio. De tu lado, será tú mismo o quien te represente dentro de tu agencia. Si estás trabajando como freelancer, deberías firmar el contrato por ti mismo.
Es importante describir estas partes desde el principio. Dependiendo del proyecto, a veces colaborar con otros equipos puede tomar más tiempo que trabajar solo. También querrás describir las responsabilidades específicas que recaen con diferentes agencias o equipos. Tu cliente puede asumir que no tienes problema al trabajar con otras agencias, y aunque esto no debería ser un gran problema, puede añadir tiempo al proyecto, por lo que esto necesita exponerse de antemano.
2. El Trabajo Involucrado
Éste es probablemente el detalle más importante de todo tu acuerdo. Este componente describe el trabajo real por completar y cualquier inclusión incorporada dentro de éste. En esta sección, deberías ser tan detallado como sea posible para que no haya confusión en cuanto al trabajo involucrado.
Describe todos los roles y responsabilidades dentro del proyecto e incluye todos los otros componentes de los que el cliente es responsable. Asegúrate de incluir cualquier objetivo del proyecto. Si vas a crear un calendario de redes sociales incluye en cuáles plataformas sociales estarás publicando y el número exacto de publicaciones que crearás. También deberías incluir cualquier actividad secundaria que podría ser parte del proyecto.
Por lo tanto, si estás proporcionando servicios de marketing en redes sociales, describe exactamente qué será proporcionado por ti, incluidos servicios tales como:
También deberías describir las responsabilidades y plazos de los clientes, incluyendo lo que necesita ser proporcionado para que completes el proyecto y en qué fechas. Esto es especialmente importante si se requiere información o recursos del cliente para que puedas completar tu lado de los componentes del proyecto. Si quieres ser realmente prescriptivo, incluso puedes incluir estimaciones para cumplir tus metas o acordar KPIs para que el cliente esté claro sobre lo que puede esperar.
3. Costos y Detalles de Pago
Los costos y los detalles de pago son otro componente crítico de tu acuerdo de redes sociales. Cualquier contrato de marketing en redes sociales debería especificar exactamente cuánto costará el trabajo e incluir un programa de pago para que el cliente sepa cuánto debe y cuándo. También deberías especificar si estás trabajando sobre una base de retención o si simplemente estás trabajando en un proyecto único por un período establecido.
Al describir el costo, asegúrate de incluir cualquier impuesto, cualquier tarifa adicional y una tarifa horaria adicional si es necesario. Añade un programa de pago dentro del contrato. El programa debe describir qué pagos se deben realizar cuándo, o incluso podría especificar que los pagos están debidos cuando alcanzas ciertos hitos dentro del proyecto. Si diferentes partes están pagando por diferentes componentes del proyecto, especifica esto dentro de los términos de pago.
También puedes querer agregar detalles sobre cualquier gasto adicional dentro del proyecto y quién cubrirá estos costos. Esto podría incluir costos de viaje, el costo de software o imágenes, el costo de herramientas o una tarifa horaría para cubrir el costo de servicios adicionales u horas extras.
4. Plazos
Otro componente importante de tu acuerdo de redes sociales son tus plazos. Si el trabajo es indefinido, o estás trabajando con base en un contrato de gestión de redes sociales en curso, asegúrate de especificar esto dentro del contrato. Si tu contrato tiene un período mínimo, especifícalo.
Incluye cualquier entrega específica debida en fechas específicas dentro de esta sección. Deja claro que las entregas pueden retrasarse si no se proporciona la información necesaria de tu cliente a tiempo.
La mayoría de los contratos continuos deben tener un período mínimo establecido, por ejemplo, tres meses o seis meses. Después de que haya transcurrido este período mínimo, todavía puedes tener tu acuerdo en su lugar, pero quizás quieras asegurarte de incluir un período de aviso de terminación, como 21 días. Esto garantiza que ambas partes estén protegidas. Significa que no te quedaras sin un trabajo. Al mismo tiempo, asegura que el cliente no estará desprotegido con respecto a tener contenido social durante el próximo mes.
También puedes querer incluir una tarifa o añadir reembolsos si el contrato se termina dentro del período del contrato.
5. Responsabilidades
La mayoría de los acuerdos de marketing en redes sociales también incluirán una sección sobre responsabilidades, y recomendamos mucho hacerlo. Esta sección especifica esencialmente quién es responsable de cualquier daño causado por el trabajo realizado. Típicamente, la gestión de redes sociales (SMM) no suele resultar en muchos problemas, sin embargo, siempre existe un riesgo al publicar cualquier material en línea.
Para este componente, podrías querer consultar con un abogado, dependiendo de con quién estés trabajando, en qué industria operan, y cuáles son los riesgos potenciales. Por ejemplo, las empresas de ciertas industrias, como la industria médica, tienen pautas muy específicas sobre lo que se puede publicar y qué afirmaciones se pueden hacer dentro de estas publicaciones.
Dependiendo del cliente o del proyecto, podrías querer incluir protecciones adicionales dentro de tu contrato de redes sociales para protegerte en escenarios que incluyen un mayor riesgo. Estas protecciones incluyen cosas como cláusulas de no competencia, cláusulas de no renuncia, fuerza mayor y cláusulas de no garantía.
6. Detalles de Propiedad Intelectual (PI)
Tu acuerdo de redes sociales también debería incorporar detalles sobre tus derechos de propiedad intelectual, o en otras palabras, quién posee el trabajo. El trabajo en redes sociales usualmente se realiza para producir contenido para redes sociales, o incluso otro contenido de video o imágenes. Una cláusula de propiedad intelectual describirá quién posee el contenido y en qué términos. Por ejemplo, el cliente podría poseer los derechos del contenido solo por un período específico o solo para usos específicos.
Típicamente, el cliente o la empresa para la que estás trabajando generalmente posee el contenido y retiene todos los derechos sobre el trabajo realizado. Esto tiene sentido, después de todo, crear contenido para la empresa es de lo que se trata todo el trabajo, y probablemente no tendrías uso para él. La única razón por la que podrías querer usar el contenido en el futuro es quizás para fines de entrenamiento o como parte de un portafolio para tu página web o documento de credenciales. Si es así, asegúrate de incluir una cláusula sobre esto dentro de tu contrato.
Si estás realizando una sesión de fotos de redes sociales y proporcionando imágenes de alta resolución para usar en redes sociales, las imágenes no deberían ser usadas para revistas o anuncios impresos, a menos que se especifique en el contrato. Tampoco deberían ser usadas para otros canales de redes sociales alrededor del mundo, a menos que se especifique.
¿Pero por qué es esto tan importante? Bueno, en este escenario, no solo es que el cliente no esté pagando por estos otros usos sino que el contenido puede no estar siendo utilizado para el propósito pretendido.
En el ejemplo anterior, por ejemplo, las imágenes para redes sociales no suelen estar destinadas a ser usadas para impresión ya que la calidad típicamente no es adecuada para un anuncio impreso. Si el contenido está siendo utilizado de una manera diferente a la pretendida, esto puede no reflejar bien en tu negocio o tu agencia. Podría parecer que no sabes lo que estás haciendo y no sabes cómo crear contenido para su propósito. En otras palabras, no es una buena imagen ni para ti ni para tu agencia.
Dentro de esta sección, también podrías querer incluir una nota sobre la no exclusividad. Si tienes un cliente muy grande que te está proporcionando una tarifa significativa, podrías considerar tener una relación exclusiva entre tú y tu cliente. Esto podría significar que no trabajas con otros clientes en la misma industria.
Por ejemplo, si estás trabajando con una marca de vino orgánico, podrían querer especificar que no trabajas con otras marcas de vino orgánico. El contrato incluso podría detallar marcas específicas. Si es el caso, asegúrate de incluir estos detalles dentro del contrato. Si tu cliente te está pidiendo que aceptes una relación exclusiva, ten cuidado. Esto podría significar que no puedes trabajar con otras marcas ni otras marcas similares, lo que significa perder oportunidades de otros trabajos. Si eliges incorporar esto en tu acuerdo, asegúrate de especificar que el acuerdo finaliza cuando termine tu contrato.
7. Detalles de Terminación
No siempre es fácil pensar en lo que podría pasar si tu contrato se termina, sin embargo, es importante incluir todos los detalles sobre la terminación dentro de tu acuerdo de redes sociales. Tus detalles de terminación especificarán cómo el contrato puede ser terminado o si puede ser terminado. También debería incluir un período de aviso de al menos 14 días para ambas partes, si no más.
El contrato también podría incluir una cláusula que indique que no se puede terminar hasta que haya transcurrido un cierto período. En el contrato deberías especificar que la terminación debe ser dada por escrito de cualquiera de las partes.
8. Exclusiones
La mayoría de su acuerdo de redes sociales describe lo que está incluido. La sección de exclusión describe cualquier componente que no está incluido dentro del alcance del trabajo acordado.
No todos los clientes tienen una comprensión clara de qué es un medio social, y menos aún de lo que implica. Puede parecer obvio para usted, pero no suponga que su cliente sabe qué está o no está típicamente incluido en un acuerdo de redes sociales.
Sus exclusiones podrían detallar componentes tales como:
- Consultas de servicio al cliente; esto a menudo es realizado por el cliente, especialmente si las inquietudes de los usuarios se relacionan directamente con productos específicos o deben ser enviadas directamente al equipo de servicio al cliente del cliente
- Creación de contenido para plataformas específicas; esto podría ser delegado a otra agencia o al equipo interno del cliente, especialmente cosas como historias de Instagram o contenido en vivo
- Marketing digital; algunos clientes no están conscientes de que el marketing en redes sociales no siempre incluye el marketing digital también. Sea claro en que cosas como SEO u otra publicidad digital pagada no están incluidas dentro del alcance de su trabajo.
Cuando esté en la etapa de ofertas, es importante hacer todas las preguntas correctas y cotizar con precisión para el proyecto basado en exactamente lo que involucra. Cosas como la producción de contenido de video o los informes pueden tomar horas cada mes, así que es importante saber desde el principio si estas actividades necesitan ser incluidas dentro de su alcance de trabajo.
También es importante entender el rendimiento potencial que podría generar en ciertas actividades de gestión de redes sociales. Por ejemplo, puede cobrar mucho por los informes de redes sociales, pero puede llevarle solo un par de horas cada mes. A medida que aprenda más sobre la gestión de redes sociales, comenzará a comprender qué actividades de redes sociales son más lucrativas que otras. Entonces puede comenzar a impulsar aquellas actividades que son más lucrativas. Por supuesto, no se trata solo del dinero. Por ejemplo, hacer informes de redes sociales también le ayuda a probar la efectividad de todo el trabajo que está realizando, por lo que es muy importante independientemente de lo lucrativo que sea.
9. Otros Factores
Dentro de su acuerdo de redes sociales, también puede querer incluir una cláusula de confidencialidad. Esta cláusula especifica que ninguna de las partes divulgará ninguna información confidencial, incluidos propuestas, costos, gastos, u otra información sobre la otra parte. Si está trabajando con grandes marcas, pueden enviarle un acuerdo de confidencialidad (NDA) para firmar por separado y proteger cualquier secreto comercial o información confidencial que le hayan proporcionado. Pero tenga en cuenta que también necesita proteger su propia información, costos, datos, y sus propios intereses.
Dependiendo de qué otros servicios de marketing en redes sociales esté ofreciendo en su contrato, también querrá incluir todos los detalles de dichos servicios para dejar bien claro cómo se establecerá el acuerdo.
También querrá especificar dentro del contrato que está trabajando como un contratista independiente o agencia, en lugar de un empleado. Algunos contratos incluso pueden incluir una línea que especifique esta relación.
Una Nota Final Sobre los Contratos de Redes Sociales
Aunque existen innumerables plantillas de contratos de marketing en redes sociales, es importante consultar con un abogado al crear su propio acuerdo de redes sociales. Puede haber leyes específicas vigentes que se relacionan con su campo o el trabajo específico en cuestión. También es importante tener en cuenta que las leyes vigentes en diferentes áreas pueden variar, por lo que asegúrese de tener un contrato relacionado con las leyes específicas en su región o país.
Cuando envíe su contrato, tenga en cuenta que el cliente puede devolverle sugerencias de modificaciones al contrato. A menos que las modificaciones cambien drásticamente los detalles de su contrato, deberían estar bien para firmar. Dicho esto, si está comenzando un proyecto grande, no desea cambiar ningún detalle importante sin consultar con un abogado.
Y aunque suene caro consultar con un abogado, puede valer la pena si significa que evitará una disputa legal en el futuro. Las disputas legales pueden costarle miles o incluso cientos de miles de dólares, sin mencionar el daño a su reputación y la interrupción de su trabajo y vida doméstica.
Lo bueno es que una vez que tenga una buena plantilla de contrato de redes sociales en su lugar, puede usar la misma para todos sus clientes, ajustando pequeños componentes cuando sea necesario. Al crear su contrato usted mismo con la ayuda de un abogado, tendrá la tranquilidad de saber que está cubierto para todas las eventualidades.
En algunos casos, el cliente puede presentarle un contrato de cliente separado, que detalla todos sus requisitos. En ese caso, es posible que desee consultar con un abogado para asegurarse de que partes de su contrato no cancelen el suyo, o que no esté cediendo sus derechos.
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