Optimiza el proceso de aprobación de contenido social de tu agencia
August 14, 2023
Por
David Olsen
¿Cansado de sentir que estás pastoreando gatos? Las funcionalidades de colaboración de Sked Social pueden ayudarte.
Gestionar las aprobaciones de clientes para tus campañas de redes sociales a veces puede sentirse como pastorear gatos. Los interminables correos electrónicos de ida y vuelta, el manejo de múltiples herramientas, y la temida aprobación final pueden agotar tu energía e impedirte avanzar con tus objetivos de campaña.
Como gerente de marketing en redes sociales, probablemente estás muy familiarizado con el paso de “presionar y mantener” en el proceso de aprobación de redes sociales. Sabes, aquel en el que presionas enviar, luego mantienes la respiración durante lo que siente como un millón de años antes de que llegue una respuesta a tu bandeja de entrada?
Si tu cliente quiere rondas de ediciones, un proceso de aprobación de contenido fácil de implementar es fundamental.
Se invierte mucho tiempo en buscar imágenes, crear el perfecto subtítulo, y ajustar tu contenido para adaptarse a cada plataforma de redes sociales. Hay tanto que implica entregar una campaña de redes sociales, pero no importa cuánto tiempo, esfuerzo e investigación dediques a la creación de tu contenido, a veces los cambios son inevitables.
Al utilizar las herramientas de gestión de redes sociales adecuadas y crear un espacio de colaboración accesible y eficiente para el equipo, puedes mejorar enormemente el proceso para tu equipo de marketing y tus clientes.
Aquí te guiaremos exactamente sobre cómo hacer que tu proceso de aprobación de contenido sea un procedimiento sin problemas para todos los involucrados.
1. Define tu proceso de aprobaciones:
Tu proceso de aprobación asegura que cada pieza de contenido resuene con tu audiencia, se alinee con tus objetivos y mantenga la integridad de la identidad de tu marca. Tener este proceso de controles y equilibrios es lo que garantiza que tu presencia en redes sociales se mantenga en el punto, resuene con tu audiencia objetivo y lleve el mensaje de tu marca a casa, plataforma por plataforma. Para agilizar el proceso donde hay múltiples actores dentro del proceso de aprobación, querrás definir realmente cada paso para que tengas un plan claro para lanzar tu contenido.
Considera crear un documento o representación visual del proceso de aprobación. Este documento debe detallar cada paso:
Identifica roles y responsabilidades claras. Determina exactamente quién necesita participar en el proceso de aprobación. Esto podría incluir a miembros del equipo, clientes, jefes de departamento, equipos de cumplimiento, un redactor senior u otras partes interesadas relevantes.
Describa el flujo de trabajo de aprobación: Mapea la secuencia de pasos por los que pasa el contenido desde la creación hasta la publicación. Considera quién necesita revisar el contenido en cada etapa y qué cambios se pueden realizar en cada paso. Define los criterios que debe cumplir el contenido para recibir aprobación. Esto podría incluir pautas de marca, consistencia en el mensaje, cumplimiento con requisitos legales y alineación con tu estrategia de marketing general.
Elige tus canales de comunicación: Esto podría incluir correos electrónicos, aplicaciones de mensajería como Slack, Google Docs y Sheets o una plataforma todo en uno como Sked Social. Mantén a todos en un solo lugar, respondiendo y comprometidos con el proceso.
Establece marcos de tiempo claros: Perderse una pieza de contenido oportuna por estar ralentizado por la ida y vuelta significa que hay tiempo perdido y oportunidades perdidas. Establece un cronograma claro para cada etapa del proceso de aprobación. Especifica cuándo debe ser enviado el contenido para revisión, cuándo se debe proporcionar la retroalimentación y cuándo se debe otorgar la aprobación final.
2. Comparte un gran kit de bienvenida para la incorporación:
Establece el tono desde el principio para una colaboración sin problemas compartiendo un kit de bienvenida integral con tu cliente. Podrás comunicar claramente lo que se espera de ellos, y lo que se espera de ti desde el principio.
Mantén un lenguaje fácil de entender y cubre todos los aspectos para que todos estén en la misma página. Un gran kit de bienvenida podría estructurarse así:
Presenta al Equipo Soñado: Deja que tus clientes pongan rostros al equipo de marketing y los nombres con los que trabajarán. Incluye breves biografías y fotos de los miembros clave del equipo, junto con sus roles. Es todo sobre humanizar el proceso y construir esa conexión cliente-agencia.
Descripción general del proyecto y cronograma: Dale a tus clientes una vista previa del viaje que estás a punto de emprender. Proporciona una descripción general clara del proyecto, destacando los objetivos, metas y alcance. Establece el cronograma para un agenda de publicaciones clara, para que todos estén en sintonía sobre lo que está pasando y cuándo.
Área de Colaboración: Invita a tus clientes a tu espacio de colaboración. Proporciona detalles de inicio de sesión y una guía paso a paso sobre cómo navegar por la plataforma. Aquí es donde sucede la magia, así que asegúrate de que se sientan cómodos desde el principio. Un gran y fácil de usar espacio de colaboración como Colabora de Sked Social es esencial, centralizando la planificación de redes sociales, discusiones y dando acceso a todos a cada pieza de contenido para que tus comentarios y aprobaciones puedan fluir sin problemas.
Pautas de estilo y marca: Asegúrate de que tus clientes estén sincronizados con tu dirección creativa en todas tus canales de redes sociales. Comparte la voz y el estilo de la marca de tu agencia, incluyendo el diseño gráfico, paletas de colores, fuentes y cualquier otro elemento visual esencial. Esto asegura que todos canten del mismo himno creativo, y estén mejor equipados para cumplir con el brief con mínima fricción.
Métricas de éxito y reportes: Establece el escenario para el éxito delineando las métricas que estarás rastreando y la cadencia de los reportes. Las métricas de Sked Social en todas tus cuentas de redes sociales son accesibles en una sola plataforma, para que el equipo vea cómo estás llevando el seguimiento y haga ajustes según sea necesario. Tener acceso transparente a tus análisis de redes sociales en tiempo real muestra tu compromiso con la entrega de resultados, además de mantener expectativas alineadas.
Preguntas frecuentes y solución de problemas: Anticipa cualquier pregunta o preocupación que puedan tener tus clientes y abórdala de antemano. Crea una sección de preguntas frecuentes que cubra consultas comunes y proporcione consejos de solución de problemas. Este enfoque proactivo te ahorra tiempo y frustración a todos.
Haz que tu cliente firme esto y devuelva el kit de bienvenida para que no te pillen desprevenido más adelante.
3. Gestiona las fechas de vencimiento con un Calendario de Contenidos:
Establecer fechas de vencimiento claras te obliga a convertirte en un maestro de la priorización en tu flujo de trabajo de redes sociales y creación de contenido. Cada tarea se convierte en una pieza del rompecabezas, encajando en el panorama de tu cronograma de campaña general. Al tener una representación visual (como un calendario de contenido de redes sociales) de cuándo debe completarse cada tarea, puedes asignar tus recursos y energía de manera inteligente.
Con las fechas de vencimiento y un programa de campaña grabado en tu calendario de contenido, puedes evitar caer en el mundo de las prisas de último momento y tener tu contenido programado listo antes de tiempo. Es fácil distribuir tus tareas visualmente de manera uniforme en tus diferentes redes sociales, permitiéndote abordar cada una de manera reflexiva y eficiente.
Antes de sumergirte, describe tus objetivos para cada plataforma de redes sociales. ¿Estás mostrando productos en Instagram, compartiendo contenido de video en TikTok, y conectándote con empresas similares en LinkedIn? El calendario de contenido sirve como tu hoja de ruta, asegurándote de tener claridad sobre qué contenido va a dónde, y permitiéndote concentrarte en los matices de la voz de tu marca y la estrategia distinta en distintas plataformas de redes sociales.
Con un Calendario de Contenidos gestionado en Sked, es fácil recopilar tus subtítulos, visuales y reunir cualquier vínculo o medio necesario todo dentro de una misma interfaz. Puedes planificar tu contenido visualmente, crearlo con IA y trabajar con contenido generado por los usuarios todo en una única herramienta. Tener una sola vista a través de las redes sociales es una excelente manera de optimizar tu estrategia de marketing y agilizar tus aprobaciones, con todo tu contenido en un solo lugar.
4. Limita tus revisiones:
Si alguna vez te has encontrado en el torbellino de revisiones interminables, sabes que este baile a veces puede sentirse como un maratón. Idas y venidas de correos electrónicos, tiempo perdido, y tu calendario de contenido perdiendo impulso. Una gran estrategia de redes sociales necesita un gran proceso de aprobación de contenido, y minimizar el tiempo dedicado a las revisiones es una parte clave de eso.
Limitar tus rondas de revisión puede parecer contradictorio, pero es una estrategia que puede ahorrarte tiempo, energía y tu precioso impulso creativo. Al establecer un límite razonable en el número de rondas (el estándar de la industria generalmente ronda entre 1-2 rondas), creas un escenario beneficioso para ambas partes.
Cuando los clientes saben que tienen un número limitado de rondas de revisión, es más probable que compilen todos sus comentarios en una sola ocasión. Es un camino directo hacia una comunicación más clara y un viaje creativo más fluido, con comentarios consolidados que puedes abordar en una sola oportunidad.
Y sorprendentemente, establecer límites de revisión puede fortalecer tus relaciones con tus clientes. Con pautas más claras establecidas, los clientes se sienten más empoderados para proporcionar comentarios concisos y reflexivos. Valoran tu tiempo y experiencia, lo que lleva a una asociación más colaborativa y respetuosa.
5. Entrena a tu equipo para detectar problemas potenciales:
Empoderar a los miembros de tu equipo para identificar señales de alerta, inconsistencias o desviaciones de tus criterios puede mejorar significativamente la calidad de tu contenido en redes sociales y optimizar el proceso de aprobación. Al impartir un conocimiento profundo de las pautas de tu marca, tu estrategia de mensajes y posibles escollos, estás equipando a tus equipos con las herramientas para abordar problemas de antemano, resultando en flujos de trabajo más suaves, aprobaciones más rápidas y contenido que se alinea con la identidad de tu marca en todas las plataformas de redes sociales. Es una inversión que da dividendos en términos de minimizar ajustes de último minuto y asegurar una presencia en línea cohesionada e impactante.
Asegúrate de que todos los involucrados en el proceso de creación de contenido tengan un buen manejo de:
Consistencia de marca: Sabemos lo importante que es asegurar que tu contenido se alinee con la voz, el tono y la identidad visual de tu marca. Mantener a todo el equipo al día en cuanto a las pautas de marca hace que sea menos probable que necesites actualizaciones de último minuto, ediciones y renovaciones.
Cumplimiento legal: Identificando contenido que podría violar derechos de autor, propiedad intelectual u otras regulaciones legales. Esto incluye cosas como usar imágenes protegidas con derechos de autor sin permiso o compartir información sensible, u otras cosas que podrían violar las reglas de una plataforma específica de redes sociales.
Mala optimización para canales específicos: Los equipos deben estar atentos a contenidos que no estén optimizados para plataformas específicas de redes sociales. Esto implica reconocer cuándo los visuales o subtítulos no cumplen con los requisitos específicos de la plataforma, como dimensiones de imágenes, límites de caracteres o uso de hashtags. El contenido que no está adaptado a las características únicas de cada plataforma puede resultar en menor compromiso, alcance reducido y una oportunidad perdida para conectar efectivamente con tu audiencia.
Potencial de compromiso: Identificar contenido temprano que pueda no resonar bien con la audiencia o que carezca de potencial de compromiso puede ahorrar mucho tiempo. Cuando tu equipo está bien familiarizado con lo que constituye un gran potencial de compromiso, puedes enfocar mejor tus esfuerzos en crear contenido que realmente resuene con tu audiencia objetivo
Capacitar a su equipo para identificar estos problemas potenciales a medida que surgen y ahorrar tiempo, prevenir errores costosos, y asegurar que el proceso de aprobaciones fluye sin obstáculos de última hora.
6. Automatiza donde puedas
Automatizar procesos repetitivos como la programación de contenido, publicación e incluso respuestas de compromiso puede liberar significativamente el tiempo y la energía de su equipo. Esto significa que puede asignar sus recursos de manera más estratégica, sumergiéndote en sesiones creativas, elaborando contenido atractivo y relacionándote directamente con tu audiencia de maneras significativas.
Una herramienta de gestión de redes sociales como Sked puede automatizar sus notificaciones, publicar automáticamente en un horario y ofrecerle una excelente plantilla para cada plataforma.
Colabora sin esfuerzo, ahorra tiempo y gasta menos
¿Por qué conformarse con una herramienta de gestión de redes sociales mediocre cuando podrías estar usando Sked Social? Con acceso ilimitado de colaboradores, aprobaciones simplificadas y tecnología avanzada de auto-publicación que te permite programar en todas las principales plataformas, Sked Social ofrece todo lo que necesitas.
Cómo usar las funcionalidades de colaboración de Sked Social para optimizar aprobaciones de clientes
Una plataforma dedicada para la gestión de redes sociales ofrece características específicas como programación de contenido, analíticas, seguimiento de compromiso y segmentación de audiencia que están hechas a medida para optimizar tus aprobaciones y llevar tu estrategia al siguiente nivel. Con Colabora de Sked, toda tu planificación, discusiones, comentarios y aprobaciones de redes sociales se concentran en una plataforma potente y fácil de usar.
Sked elimina las barreras de colaboración invitando a colaboradores ilimitados sin costo adicional. Internos o externos, tu equipo de redes sociales puede unir fuerzas en tiempo real, compartiendo conocimientos, ideas y comentarios sin preocuparse por las limitaciones de espacio. Ya sea tu equipo de marketing interno, clientes o partes interesadas externas, Sked asegura que la voz de todos sea escuchada, todo sin afectar el presupuesto.
Sked te permite diseñar un flujo de trabajo de aprobaciones personalizado que se adapte a las necesidades de tu equipo. Desde revisiones internas hasta comentarios de clientes, puedes crear tantos pasos de aprobación como sea necesario, asegurándote de que el contenido llegue a su forma final con precisión. Las acciones desencadenadas mantienen todo en movimiento suavemente, asegurando que ninguna tarea se pierda.
Visualiza tu viaje en redes sociales con el intuitivo Calendario de Contenidos de Sked, asegurando que todos sepan lo que está ocurriendo, cuándo y quién es responsable. Arrastrar y soltar tu contenido programado para determinar lo que funciona, y detectar publicaciones que necesiten atención y aprobación.
Puedes evitar sorpresas con la función de Vista Previa de Contenidos de Sked, dando a las partes interesadas una mirada adelantada de cómo aparecerá el contenido antes de que esté en línea. Desde subtítulos y etiquetas hasta la estética general, todos pueden alinear sus expectativas y asegurar una presencia cohesiva y pulida en redes sociales.
Rastrea tus análisis de redes sociales y métricas a través de todas tus cuentas en un solo lugar, por lo que tu equipo tiene una manera rápida de ver cómo se está desarrollando todo.
Tendrás hilos de comentarios adjuntos a cada pieza individual de contenido, notificaciones automáticas para los miembros del equipo (asegurándose de que todos participen en el momento adecuado), y un proceso de aprobación simplificado para tu publicación en redes sociales.
Tener una herramienta de aprobación centralizada para redes sociales como esta es la mejor manera de agilizar tu proceso de aprobaciones, y hace que todo el proceso sea más positivo para tus clientes, partes interesadas y equipo de marketing de contenidos.
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