¿Trabajas para una agencia de redes sociales? ¿Te sientes abrumado por tus flujos de trabajo existentes? Aquí te mostramos cómo agilizar tus flujos de trabajo de aprobación en redes sociales.
Como gerente de redes sociales, sabes que una de las partes más importantes de tu trabajo es desarrollar un flujo de trabajo de aprobación claro con tus clientes. Obtener la aprobación del contenido es lo que garantizará que publiques en sus canales de redes sociales a tiempo y de manera consistente.
Pero establecer los sistemas y marcos adecuados es clave para poner en marcha este flujo de trabajo de aprobación. Porque sin la aprobación del cliente, no podrás realizar tu trabajo de la mejor manera posible.
Para ayudarte a ahorrar tiempo y ofrecer una experiencia perfecta al cliente, hemos reunido una serie de estrategias prácticas que puedes utilizar para facilitar y hacer eficiente la aprobación del contenido en redes sociales de tu cliente.
Además, te mostraremos cómo las herramientas de colaboración de redes sociales de Sked Social pueden llevar los flujos de trabajo de aprobación al siguiente nivel.
¿Qué es un proceso de aprobación en redes sociales?
Un proceso de aprobación en redes sociales es un flujo de trabajo en el cual los interesados revisan y aprueban el contenido de redes sociales antes de que se publique.
En otras palabras, es una manera de hacer que las personas adecuadas vean las publicaciones de redes sociales antes de que se hagan públicas, y garantizar que solo se publiquen con luz verde.
Para las agencias, las aprobaciones de contenido en redes sociales incluyen revisión y aprobación por parte de las partes interesadas del cliente. Trabajar con las partes interesadas del lado del cliente puede hacer que los flujos de trabajo de aprobación sean aún más difíciles para las agencias.
Aunque cada flujo de trabajo de aprobación será diferente, aquí están los componentes clave de un proceso de aprobación de contenido:
- Planificación de contenido. Lluvia de ideas para temas de publicaciones en redes sociales para el próximo mes y tener en cuenta cualquier campaña o promoción de marketing en redes sociales que tu cliente pueda estar realizando.
- Creación de contenido. Da a tus creadores de contenido y expertos en redacción el tiempo e información que necesitan para desarrollar cada publicación y organizar esta creación de contenido.
- Revisión de contenido. Compartir el calendario completo de redes sociales con tu cliente y darles un plazo para compartir comentarios y cambios con tu equipo.
- Revisiones de contenido. Tu equipo actuará sobre estos comentarios de los clientes y compartirá las piezas de contenido enmendadas para su aprobación final.
- Publicación. Una vez aprobado, tu equipo de redes sociales utilizará una herramienta de programación de redes sociales para programar este contenido con anticipación.
Este proceso de aprobación se centra en garantizar que tu cliente esté satisfecho con los mensajes y activos que se publicarán en sus canales de redes sociales. Además, te permite aprender más sobre lo que tus clientes gustan y no gustan para optimizar su proceso de creación de contenido en el futuro.
Tipos de aprobaciones en redes sociales
Cada equipo y cliente trabaja de manera diferente, por lo que las aprobaciones en redes sociales se presentan en diversas formas y tamaños. Ya sea una revisión rápida opcional o un sistema totalmente automatizado, el proceso adecuado mantiene el flujo sin problemas, garantiza precisión y ayuda a todos a mantenerse en sintonía. La clave es encontrar un flujo de trabajo que se adapte al estilo de tu equipo y mantenga las cosas avanzando sin retrasos innecesarios.
- Aprobaciones opcionales
Las aprobaciones opcionales brindan a los equipos la libertad de trabajar de forma independiente mientras permiten que las partes interesadas revisen el contenido cuando lo consideren necesario. Este enfoque funciona mejor cuando ya hay confianza y pautas claras establecidas. - Aprobaciones requeridas
Las aprobaciones requeridas aseguran que cada pieza de contenido reciba luz verde de las partes interesadas clave antes de ser publicada. Es perfecto para mantener altos estándares y mantener felices a los clientes o las marcas. - Aprobaciones de varios pasos
Las aprobaciones de varios pasos implican varias rondas de revisión, como una verificación interna primero, seguida de comentarios del cliente. Este proceso es ideal para campañas que necesitan la participación de varias personas o equipos. - Aprobaciones automáticas
Las aprobaciones automáticas utilizan reglas preestablecidas para gestionar las aprobaciones sin esfuerzo manual. Son ideales para equipos que manejan una gran cantidad de contenido y buscan ahorrar tiempo mientras mantienen todo consistente.
Cómo crear un flujo de trabajo de aprobación en redes sociales
¿Listo para diseñar tu proceso de aprobación de contenido en redes sociales? Aquí tienes cinco pasos prácticos que puedes seguir para crear un proceso de aprobación que hará tu vida más fácil como gerente de redes sociales.
1. Identificar personas clave
Primero, necesitas entender quiénes deben involucrarse en el proceso de toma de decisiones. Mientras que hay muchas personas en el equipo de tu cliente que pueden querer participar, es importante asignar roles solo a las personas más esenciales en el proceso de aprobación de contenido.
Aquí están algunos de los roles clave que necesitas asignar en tus flujos de trabajo de aprobación de contenido:
- Creadores de contenido: desde diseñadores gráficos (que diseñarán plantillas y gráficos sociales) hasta redactores, debes tener claro quién dará vida a cada publicación.
- Estrategas de contenido: son los pensadores de gran visión que garantizarán que las publicaciones de tu cliente estén alineadas con los objetivos generales de la estrategia de redes sociales.
- Tomadores de decisiones del cliente: es mejor elegir uno o dos contactos clave (como su gerente de marketing interno) para proporcionar comentarios consolidados a tu equipo creativo.
- Asistentes de redes sociales: estos serán los miembros de tu equipo responsables de programar y publicar contenido aprobado utilizando herramientas de programación de redes sociales.
- Gestores de comunidades: finalmente, debes asegurarte de tener a alguien revisando regularmente las cuentas de redes sociales de tu cliente, respondiendo a la interacción y fomentando conexiones con potenciales clientes.
Al establecer roles y responsabilidades claras desde el principio, podrás evitar tareas superpuestas y aprovechar mejor el tiempo de todos.
2. Identificar hitos que necesitan aprobación
Ahora, es momento de asegurarte de que tu proceso de aprobación tenga un lugar claramente definido en tu flujo de trabajo general de redes sociales.
Como es de esperar, la aprobación de contenido tiende a ser uno de los últimos pasos en el proceso de creación de contenido. En términos generales, así es como se ve este viaje:
- Ideación: generar ideas para publicaciones, campañas de marketing de contenido y mensajes generales.
- Creación de calendario de contenido: ordenar estos temas en fases, dependiendo de cuántas plataformas y publicaciones de redes sociales planea gestionar el cliente por mes.
- Diseño gráfico y creación de imágenes: producir los activos que acompañarán estas publicaciones en redes sociales.
- Redacción: proveer a tu redactor la información que necesita para escribir los pies de foto en redes sociales, seleccionar hashtags y crear copias para redes como Instagram, Facebook, LinkedIn y más allá.
- Compartir contenido para revisión y aprobación del cliente: en este punto, compartirías todo el lote de contenido social con tu cliente para revisión y aprobación.
Es importante trazar cuánto tiempo tomará a tu equipo llegar al proceso de aprobación final. De esta manera, puedes dar pautas y plazos claros a tu cliente para garantizar que su contenido se publique a tiempo.
Además, asegura saber cuántos clientes puede asumir tu agencia de redes sociales (dado que cada cliente puede llevar mucho tiempo gestionar) y cuándo es momento de contratar un nuevo miembro del equipo, también.
3. Establecer plazos y fechas límite de aprobación
Como hemos mencionado, las fechas límite son fundamentales para mantener el calendario de contenido de redes sociales de tu cliente en línea.
Los mejores flujos de trabajo en redes sociales establecen hitos a lo largo del proceso de creación de contenido para asegurarse de que tus clientes sepan cuándo deben intervenir y compartir sus comentarios.
Por ejemplo, puedes dar a tus clientes 48 horas para aprobar o compartir comentarios sobre publicaciones una vez que se hayan enviado para aprobación. Si un cliente no responde a tiempo, es importante informarles cómo esto afectará el proceso de publicación y cuál podría ser el efecto en cadena en el rendimiento de su contenido en redes sociales.
4. Elegir una herramienta de aprobación de redes sociales
Claramente, hay muchos aspectos en juego cuando se trata de un flujo de trabajo de aprobación de contenido en redes sociales. Con tantos miembros del equipo y partes interesadas involucradas, puede volverse complicado mantenerse al día con el estado de cada publicación y los cambios necesarios.
Una forma de simplificar este proceso es elegir una herramienta de gestión de redes sociales que incluya aprobaciones de redes sociales, como Sked Social.
Sked ofrece a las agencias de redes sociales y a los profesionales de marketing todo lo que necesitan para crear, programar y publicar contenido en Instagram, Facebook, TikTok, y el resto de tus redes sociales favoritas.
Aún mejor, Sked te permite crear flujos de trabajo de aprobación personalizados, incluyendo portales de aprobación de marca para cada cliente.
Aquí están algunas de las características y funciones clave que las agencias aman de Sked Social:
- Colabora con usuarios ilimitados de forma gratuita y asegura que todos tengan el permiso adecuado para acceder al contenido. Permite a tantos usuarios internos y externos acceder al contenido social de un cliente como necesites y mantén a todos informados (sin sufrir costos altísimos).
- Envía un enlace exclusivo a tu cliente para que apruebe o modifique publicaciones planificadas y mantén un seguimiento de cada publicación fácilmente.
- Gestiona múltiples cuentas y clientes desde una sola plataforma para reducir la posibilidad de perder una oportunidad o aprobación de publicación.
En lugar de crear hojas de cálculo manuales, enviar correos electrónicos interminables y gestionar toneladas de notificaciones conflictivas, una herramienta de aprobación de redes sociales todo en uno elimina la incertidumbre de obtener la aprobación y publicación del contenido de tu cliente.
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5. Revisa y refina tus flujos de trabajo
Además, es importante asegurarse de que tus flujos de trabajo de contenido estén evolucionando y se mantengan en sintonía con las necesidades de tus clientes.
A medida que crecen los negocios de tus clientes y entran nuevos interesados en el proceso, debes asegurarte de que tus procesos sean fáciles, eficientes y fluidos para todos los involucrados. Esto puede significar agregar nuevos roles al flujo de trabajo, dar más tiempo para aprobaciones o cambiar la frecuencia de tu creación de contenido para que coincida con las necesidades internas de tu cliente.
Los mejores especialistas en marketing de redes sociales son flexibles, ágiles y están dispuestos a adaptarse a las necesidades cambiantes de sus clientes. Es una buena idea ponerse en contacto con tus clientes durante tus reuniones regulares cada trimestre para ver si el flujo de trabajo sigue funcionando para ellos.
Si no, pregúntales qué puntos de fricción les gustaría revisar y qué cambios harían que su relación de trabajo contigo sea más fácil. Esto es clave para retener clientes a largo plazo y convertirse en su agencia de redes sociales de confianza favorita.
¡Y eso es todo! La clave para desarrollar un flujo de trabajo de aprobación en redes sociales eficiente es desarrollar roles, responsabilidades y plazos claros para todos los involucrados. Al utilizar una herramienta de aprobación de redes sociales, puedes facilitar a tus clientes la revisión y aprobación de publicaciones, y garantizar que cada pieza de contenido salga a la luz.
Beneficios de agilizar tu proceso de aprobación en redes sociales
Crear un proceso de aprobación de contenido se trata de reducir el tiempo, el esfuerzo y la energía involucrados en la aprobación del contenido en redes sociales de tu cliente.
Mientras que algunos clientes son rápidos en aprobar publicaciones, otros pueden necesitar varios recordatorios para aprobar todas las piezas de contenido. Esto puede ralentizar fácilmente a tu equipo, aumentar tus presupuestos y elevar las posibilidades de que las publicaciones salgan tarde (o no se publiquen en absoluto).
Así que aquí van tres beneficios principales de desarrollar un flujo de trabajo de aprobación en redes sociales.
Mantiene el contenido en calendario
Primero, uno de los beneficios clave de un proceso de aprobación es su capacidad para mantener a todos a tiempo y en sintonía.
Incluso con la mejor estrategia de marketing y un calendario de contenido en marcha, puede ser difícil mantener un horario de publicación consistente como agencia de marketing. Es por eso que vale la pena establecer expectativas y cronogramas claros desde el principio en lo que respecta a la revisión y aprobación de contenido.
Con plazos estrictos, herramientas de aprobación de redes sociales y formas fáciles de comunicar y compartir comentarios, tus clientes sabrán exactamente qué se espera de ellos. Además, ayuda a tu equipo de marketing a ofrecer los mejores resultados a tus clientes, ya que todo el contenido se publica en los momentos adecuados.
Facilita la colaboración
Como agencia de marketing, necesitas desarrollar relaciones colaborativas con tus clientes. Poder entender sus objetivos, metas y resultados deseados te ayudará a desarrollar contenido que genere resultados significativos para su negocio.
Pero los tiempos de respuesta lentos, los numerosos correos electrónicos de ida y vuelta y la mala comunicación pueden dañar tu relación de trabajo con tus clientes.
En cambio, tener un proceso de aprobación de contenido significa que todos entienden quién es responsable de qué (y cuándo deben cumplir con su parte). Además, al involucrar a los principales interesados en el proceso de aprobación, sabes que todos están expresando sus opiniones en cada etapa del viaje de creación de contenido.
Mejora la comunicación
Hablando de comunicación, uno de los mayores beneficios de un flujo de trabajo de aprobación en redes sociales es su capacidad para reducir la cantidad de notificaciones a las que debes responder.
En lugar de cambiar entre múltiples mensajes o correos electrónicos, un proceso de aprobación claro usará una única plataforma para gestionar todo lo relacionado con el contenido de redes sociales de tu cliente.
Además, al asegurarte de que tus clientes revisen todo su contenido en un solo lote y compartan todos los comentarios de una vez, consolidarás el tiempo que lleva enmendar sus publicaciones en redes sociales.
Esto es particularmente importante a medida que tu negocio crece y asumes más clientes para la gestión de redes sociales. Podrías tener fácilmente cientos de mensajes, llamadas y notificaciones para responder si no tuvieras el flujo de trabajo correcto.
Sin embargo, al diseñar proactivamente un proceso de aprobación que se adapte a tu flujo de trabajo de creación de contenido, puedes ofrecer mejores resultados para tus clientes (y ahorrar tiempo como creador de contenido).
Cómo optimizar las aprobaciones de contenido de los clientes (con la ayuda de Sked Social)
Gestionar las aprobaciones de los clientes para tus campañas en redes sociales a veces puede sentirse como pastorear gatos. Los interminables correos electrónicos de ida y vuelta, el malabarismo con múltiples herramientas, y esa temida firma final pueden drenar tu energía y frenarte en tus objetivos de campaña.
¿Cómo puedes asegurar que las aprobaciones de contenido vayan fluidamente desde el primer día?
A continuación, te guiaremos en cómo eliminar los dolores de cabeza y el estrés de las aprobaciones de contenido de los clientes.
A lo largo del proceso, te mostraremos cómo puedes aprovechar Sked Social para mejorar los flujos de trabajo de tu agencia de redes sociales.
1. Crea un kit de incorporación
Establece el tono para una colaboración fluida creando un kit de incorporación detallado para cada cliente. Podrás comunicar exactamente lo que se espera de ellos y lo que esperas de ti desde el principio.
Mantén el lenguaje accesible y cubre todos los aspectos para que todos estén alineados. Un gran kit de bienvenida podría tener una estructura como esta:
- Presentaciones del equipo: Permite que tus clientes asocien caras con el equipo de marketing y los nombres con los que trabajarán. Incluye pequeñas biografías y fotos de los miembros clave del equipo, junto con sus funciones.
- Planes y cronogramas: Proporciona una visión clara del proyecto, destacando los objetivos y el alcance. Detalla el cronograma para un calendario de publicaciones claro, de modo que todos estén al tanto de lo que sucede y cuándo.
- Previas de colaboración: Invita a tus clientes a tu espacio de colaboración. Proporciona detalles de inicio de sesión y una guía paso a paso sobre cómo navegar por la plataforma. Aquí es donde ocurre la magia, así que asegúrate de que se sientan cómodos desde el principio.
- Análisis y reportes: Prepara el terreno para el éxito al describir las métricas que seguirás y la frecuencia de los informes. Tener acceso transparente a tus análisis de redes sociales establece el escenario para los objetivos de la campaña y mantiene a los clientes alineados.
- Preguntas frecuentes y resolución de problemas: Anticipa cualquier pregunta o inquietud que tus clientes puedan tener y abórdalas desde el principio. Crea una sección útil de preguntas frecuentes que cubra consultas comunes y proporcione consejos de resolución de problemas. Este enfoque proactivo ahorra a todos tiempo y frustración.
Cuando crees tu kit de incorporación, documenta tu proceso de aprobación de contenido. De esa manera, tus clientes sabrán qué esperar con las aprobaciones de redes sociales desde el primer día.
Al documentar tu proceso de aprobación, asegúrate de:
- Proporciona un diagrama visual, paso a paso del flujo de trabajo.
- Incluye cronogramas habituales y tiempos de respuesta.
- Muestra el impacto de las aprobaciones retrasadas en tu calendario de contenido.
- Documenta las partes interesadas y sus roles en el flujo de trabajo de aprobación.
- Explica claramente las principales responsabilidades de cada parte interesada.
2. Usa un calendario visual
Mantener el contenido en el calendario comienza con fechas límite claras y cronogramas. Para la mayoría de las agencias de redes sociales, la forma más sencilla de gestionar estos cronogramas es con un calendario de contenido visual.
Un calendario de contenido visual es solo una de las herramientas disponibles para las agencias en Sked Social. Con el planificador visual de Sked, es fácil compilar tus leyendas, imágenes y reunir cualquier enlace o medio necesario en un solo lugar. Puedes planificar tu contenido visualmente, generar leyendas con IA y trabajar con contenido generado por usuarios, todo en una herramienta.
Tener una vista única a través de las redes sociales es una excelente manera de optimizar tu estrategia de marketing. Y lo mejor de todo es que puedes establecer permisos de acceso para que los clientes tengan acceso en tiempo real al mismo calendario que tu equipo. De esa manera, todos pueden estar al día con la creación de contenido y las aprobaciones.
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Usa el calendario de contenido visual de Sked para mantener las redes sociales de tus clientes en marcha
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3. Establece límites en las revisiones
Si alguna vez te has encontrado en el torbellino de revisiones interminables, sabes que este baile a veces puede sentirse como un maratón. Correos electrónicos de ida y vuelta, tiempo perdido y tu calendario de contenido perdiendo impulso.
¿La solución? Limita el número de revisiones que los clientes pueden solicitar en cada pieza de contenido.
Cuando los clientes saben que tienen un número limitado de rondas de revisión, son más propensos a compilar todos sus comentarios de una vez. Es un camino directo hacia una comunicación más clara y una jornada creativa más fluida, con comentarios consolidados que puedes abordar de una vez.
Y sorprendentemente, establecer límites de revisión puede fortalecer tus relaciones con los clientes. Con pautas más claras establecidas, los clientes se sienten más empoderados para ofrecer comentarios concisos y reflexivos. Valorarán tu tiempo y experiencia, lo que llevará a una asociación más colaborativa y respetuosa.
4. Crea flujos de trabajo automatizados
Automatizar procesos repetitivos como la programación de contenido, la publicación e incluso las respuestas de interacción puede liberar tiempo y energía para tu equipo. Esto significa que puedes asignar tus recursos de manera más estratégica.
Una herramienta de gestión de redes sociales como Sked puede automatizar los flujos de trabajo de la agencia, incluyendo flujos de trabajo para la planificación, aprobación y publicación de contenido.
Sked te permite diseñar un flujo de trabajo de aprobaciones personalizado que se ajuste a las necesidades de tu equipo. Desde revisiones internas hasta comentarios de clientes, puedes crear tantos pasos de aprobación como sean necesarios. Las acciones desencadenadas mantienen las cosas en movimiento sin problemas, asegurando que ninguna tarea se pase por alto.
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Además de las aprobaciones, Sked permite a las agencias automatizar otras tareas importantes, entre ellas:
- Publicación de contenido
- Respuestas y comentarios
- Seguimiento de análisis
- Informes de rendimiento
- ¡Y más!
Conclusión
Un flujo de trabajo de aprobación de redes sociales sólido ahorra mucho tiempo, pero también es una forma de crear mejor contenido, construir relaciones más sólidas con los clientes y asegurarse de que todo el mundo siga el rumbo. Definiendo roles, estableciendo cronologías claras y gestionando expectativas desde el principio, evitarás la frustrante rueda de aprobaciones que realmente puede ralentizar las cosas.
Las aprobaciones no tienen que ser complicadas. Ya sea planificando tu flujo de trabajo, usando herramientas visuales como calendarios, o limitando las revisiones, los pequeños pasos pueden marcar una gran diferencia. Y al revisar regularmente tus procesos, puedes mantener las cosas flexibles y alineadas con las necesidades cambiantes de tus clientes.
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